Cuide da imagem de sua empresa ao escrever emails


Comunicação é um item essencial em todas as empresas.

O problema é que não é só a informação que interfere nos resultados, muitas vezes a forma como a mensagem é transmitida pode alterar seu significado trazendo problemas tanto para o emissor quanto para quem se destina a mensagem.

Pensando em como diminuir os riscos de ser mal interpretado em e-mails, separamos algumas dicas :

Emoções
Seja por email, por mensagem de celular, a emoção não pode ser expressa. 
Uma frase que seria dita ao telefone com tom satiro, no email pode ser recebida como agressiva, muito cuidado ao elaborar as frases em seus emails.
Tente ser o mais formal possível para não cair neste erro. 

Preste atenção no nome do destinatário

Parece um deslize bobo, mas carrega um enorme significado para quem recebe a mensagem.
Não custa nada verificar se o nome está correto ou se o pronome de tratamento está de acordo.
Afinal, é um tanto incômodo ser chamado de senhor quando na verdade se é uma mulher e vice-versa.
Existem nomes, principalmente estrangeiros, que podem dar margem à dúvida.
Nesses casos, é mais simpático usar apenas um “Bom dia” ou iniciar pelo nome.

Confira os anexos
Já precisou enviar um segundo e-mail simplesmente porque se esqueceu de anexar uma planilha ou porque enviou um arquivo errado?
Cuidado ao deixar seus arquivos desorganizados no desktop, as chances de você enviar uma proposta ao concorrente pode ser grande.

Veja se o seu e-mail é apropriado
Muitas empresas produzem um e-mail para cada funcionário utilizando seus nomes e sobrenomes.
Nesses casos assegure-se que seu endereço eletrônico não tenha cacofonias ou palavras com duplo sentido.
Se a sua empresa não fornece e-mails para funcionários, verifique se os colaboradores não usem e-mails pessoais como Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. ou Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..
Nesta situação, peça para o colaborador usar um endereço mais formal ou crie um e-mail da área como Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., por exemplo.

Cuidado com a gramática
Pequenos deslizes com letras trocadas ou uma letra faltando não é de todo ruim.
No entanto esquecer vírgulas, pontos e até palavras pode significar um desastre total no e-mail e para a sua empresa.
Confira sempre o texto antes de enviar e se surgirem dúvidas, não tenha vergonha de pedir para alguém revisar.

Evite o Caps Lock
CUIDADO COM TEXTOS ESCRITOS ASSIM.
Palavras escritas todas em maiúsculo, além de parecerem que você está gritando com a outra pessoa também é incrivelmente inconveniente.
Se precisar dar ênfase em alguma palavra ou expressão, que tal negritá-la?
O excesso de pontos de exclamação também é um hábito que pode ser irritante.

Esqueça as gírias
Pode parecer que e-mails com gírias são raras, mas é só prestar atenção que elas surgem e acabam com a credibilidade de qualquer texto.
Se a intenção é parecer mais informal, tente suavizar o conteúdo com a escolha de palavras mais sutis, não necessariamente gírias.

Não use emoticons
E-mails profissionais com carinhas podem parecer fofos, mas é uma prática que desqualifica o conteúdo.
Algumas vezes, dependendo da quantidade de emoticons, pode ser irritante para quem está lendo. =(

Miguxês
Apesar do e-mail ser uma ferramenta que necessita da internet, não significa que você precisa falar como se estivesse em um chat com amigos.
Não use termos encurtados como “vc”, “tbm”, “ñ”, ou “pq”. E principalmente, jamais utilize uma “EsCrItA AsSim”.
A imagem da sua empresa e como você quer ser lembrado dependem de pequenos detalhes, tanto seus quanto de seus colaboradores.
Não custa nada verificar seus e-mails antes de enviá-los e é melhor prevenir ao alertar seus colaboradores do que contornar uma situação ruim no futuro.
Seus e-mails são ferramentas essenciais de comunicação corporativa.
Por isso, o empreendedor deve ter certeza que a mensagem seja clara, concisa e compreensível. 


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